Utvalget som vurderer disse søknadene består av programdirektør Christin Berg (Oslo Kino), programsjef Stein Sørensen (Bergen Kino), film- og markedssjef Eli Gjerde (Trondheim Kino) og filmrådgiver Håkon Skogrand (Film & Kino), som også er sekretær for utvalget.  Utvalget har årlig seks møter med søknadsbehandlinger, lagt til festivalene i Berlin (februar), Trondheim (mars/april), Cannes (mai), Toronto (september) og Bergen (oktober), i tillegg til under filmtreffet i Oslo i desember.

Søknadene skal være utvalgets sekretær i hende en uke før oppstart av de angjeldende festivalene og filmtreff. Følgende datoer blir derfor søknadsfristene for kommende halvår:

16. oktober 2013, for behandling under BIFF i Bergen

30. januar 2014, for behandling under Berlinalen

22. april 2014, for behandling under Kosmorama i Trondheim

7. mai 2014, for behandling i Cannes